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收集,维护,访问,和学生教育记录挑战

在管理学生档案的过程中,大学的收集,审查和学生教育唱片发行应根据保密原则,学生的隐私权为基础。以维护学生教育档案的责任管理人员应当对这种策略的管理负主要责任。

学生的1.0定义

1.1一个学生是任何个人在目前或以前就读任何一所大学的学术产品。这不包括申请人任何大学课程。

学生教育记录2.0定义

2.1学生教育档案应包括有关的学生,包括招生,学术,金融和位置记录和记录通过作用于大学的方维持的那所大学保持记录。这些都是文件,记录和文件,其中包含有关学生的个人身份信息,由大学或它的代理人保持。

2.2学生教育档案不应包括:

2.2.1记录教学,工作人员和管理人员,这是在制造商的独有且不可访问或透露给任何人,除了临时替换。

2.2.2记录保持的校园安全。

的纪律处分记录,不透露肇事者还是受害者,无论是直接或间接的身份2.2.3版本,不受此政策禁止的。然而,通过对涉嫌的犯罪行为人的大学进行的任何纪律处分程序的结果可能会披露给涉嫌暴力犯罪的受害者,因为该术语在第18篇第16规定,美国法典。

2.2.4记录的专业(包括但不限于医生,精神病医生,心理学家或)或认可的准专业顾问的指导下工作专业的创建,维护,或仅在连接中使用审核由具有相应的专业学生的选择。

2.2.5学生家长的财务记录。

推荐2.2.6机密信件之前,1975年1月置于记录。

其中包含有关学生的信息后,他或她不再出席在大学和2.2.7校友记录不涉及人作为学生。

2.2.8记录死者学生死亡后五年的。

2.3偶尔记录

2.3.1大学工作人员可保持偶然的记录,定义为对应
而其他没有在前定义的材料。

2.3.2适当官方将收集此类记录;引导学生位置
的记录,或以其他方式提供检查和审查记录。

2.3.3高校人才谁保持这样的记录系统是官方
托管人的记录。

3.0维护,保留和访问记录

3.1无障碍学生记录应当建立在需要知道的基础,并仅限于谁在记录一个合法的教育兴趣大学官员。

大学官员是:

  • 该大学在管理,监督,学术或技术支持人员位置工作的人。
  • 作为大学的受托人的人。
  • 通过或根据合同使用的人/代理执行特殊任务(即审核员或受权人)。

一个合法的教育兴趣:

  • 执行是在他或她的位置描述或合同中规定的任务。
  • 执行与学生的教育任务。
  • 执行与学生的学科任务

3.2这样的记录只能由分配给每个类型的记录的责任高校管理人员进行维护。

3.3授予这样的记录访问的所有人员应被告知此类信息和它们作为通过该部门设立等程序访问的结果责任的保密性质。

3.4负责维护这些文件只有合格的人员不得在要插入的文件信息。学生或代理人可通过该部门制定的程序发起这样的插入。

3.5各备案机关应当建立并作出有关的记录从大学学生的分离后保留可用的合理指引。其中,法律法规管理的保留,这样的准则应按照这些法规。

3.6访问记录,请求和披露。

3.6.1学校应保留其访问每个请求的记录,并从公开中,教育记录。

3.6.1.1对这样的请求的记录/披露必须保持作为学生教育记录的一部分。

3.6.1.2记录必须包括谁请求或从记录接收到的信息的当事人。

3.6.1.3记录必须包括合法权益缔约方在接收信息。

3.6.1.4如果请求是从,或披露是做了记录保存要求不适用:

  • 学生
  • 正确指定学校官员
  • 从学生的书面同意,一方
  • 当事人寻求目录信息
  • 与执法传票或法庭命令,指定存在或传票或没有法院命令的内容被披露的一方。

3.6.2公开了由教育记录下3.0所列缔约方的一个信息时,学校将通知中的信息可能不会进一步披露,除非本政策提供的接收器。关于进一步披露的所有问题,应直接到注册。

3.6.2.1例外:

  • 透露给符合条件的学生
  • 目录信息
  • 法院命令或传票
  • 接收方发布数据他人允许下访问3.0

3.7的学生教育记录对外披露

3.7.1没有一个外部的大学有权访问,也不会在大学透露从这些记录的任何信息,而除了如下面指出学生的书面同意:

3.7.1.1与学生的申请或接受财政援助的连接,根据需要来确定资格,金额或财政援助的条件,或执行援助的条款和条件。

3.7.1.2父母或18岁以下学生的法定监护人。

3.7.1.3根据需要由法律,法规,规章或政府官员。

3.7.1.4对审计机构。

3.7.1.5依据法院传票合理的尝试后,通知有关披露学生。

3.7.1.6对组织或个人进行研究或代表地方和国家的教育机构或组织的开发,验证,或管理学生资助项目和提高教学的目的。

3.7.1.7在任何紧急情况下保护学生或其他个人的健康或安全。

3.7.1.8打击涉嫌犯罪行为人的一种制度纪律处分程序的结果,任何暴力犯罪相对于该罪的指称的受害人。

3.7.1.9指定“目录信息”可以自由地披露,除非学生通知学校,以书面形式,不发布此类信息。

3.7.2同意透露学生教育记录

3.7.2.1学生,18岁或以上(或父母/法定监护人,如果未满18周岁)可授权的他/她的教育记录由内容泄露或发布:

  • 提交“同意,将记录”的形成在处长办公室提供。
  • 提交含有相同的信息上所列出的“同意,将记录”形式的个人信件。

3.7.2.2同意释放记录是有效的情况下,逐案唯一依据和授权的教育记录的全部内容的释放。教育记录的选定部分的公开内容是禁止的。

在大学3.7.2.3目录信息通常应包括:

一种。名称

湾地址(本地,家庭和学校分配的电子邮件)

C。电话(本地和家用)

d。学习计划(包括招生,主要和浓度学院)

即登记状态(例如全时,兼职,撤回)

F。班级排名(大一,​​大二,等等)

G。入学日期

H。学位和荣誉奖励

一世。以往参加的教育机构或组织

学家参与官方认可的活动和运动

ķ。重量和校际运动队成员的高度

3.8持有学生教育唱片发行

3.8.1不稳定的高校财务义务或未决的纪律案件可能导致保持放置在记录的释放。

3.8.2原产保持部门应当以书面形式,它已经开始这样的行动告知学生。

保持通知的3.8.3的副本应由始发办事处或代理机构进行维护和应核查服务的书面通知已提供给学生。

从学生的教育记录3.9其他信息可以用书面学生释放,在由负责任的大学管理者的间隙获得。

4.0年的通知

学生将他们的FERPA权利每年在学生手册通知或者,另外,在向学生提供其他出版物。

4.1类型,位置,以及教育记录保管人

typeslocationcustodian

注册商的入场recordsuniversity centeroffice

登记员的学术recordsuniversity centeroffice

财政援助的金融aiduniversity centeroffice

放置recordssuccess centeruniversity大学

学科recordsuniversity centervice院长,学生事务

在每个departmentchairperson或教员进步recordsdepartment办公室

5.0检查和学生的教育记录挑战

参加汇盛国际的学生有权检查和检讨自己的教育记录来挑战这些记录的内容的权利和听证的权利。教务长办公室负责管理与学生教育记录检查和审查程序。

5.1检验和学生教育记录的审查

5.1.1学生应书面要求,有机会检查和审核他/她的记录。 (一个形式可在注册商的办公室)

5.1.1.1请求应当被引导到注册。那么请求可被引导到其中记录在案的部门。

5.1.2这样的要求应在合理的时间期限内授予,但不晚于该请求之后45天。

5.1.3检查的权利应包括获取官方能够提供包含在记录中的数据的任何必要的说明或解释的一所大学。记录应检查并通过注册商或其指定的存在学生审查。

5.1.3.1记录可能不检查或审查过程中被更改或删除。

5.1.3.2学生必须被告知他/她的挑战记录和程序的任何部分所应遵循这样做。

5.1.4当教育记录包含有关多个学生信息,学校应允许只记录的那部分访问,涉及到的询问学生。

5.1.5提出书面申请,学生可以有副本,除了认证成绩单由他/她的教育记录应仅当了大学的未偿债务支付或借口。记录的副本应在学生的费用按现行由学校确定的费率进行。

学生教育记录5.2挑战

5.2.1学生谁相信他们的教育记录包含不准确,误导或以其他方式侵犯了他们的隐私或其他权利可以书面方式要求的信息,有机会挑战记录的内容。

5.2.1.1请求应向教务长办公室提出。教务长或他/她的指派人将在三个工作日内任命听证官。

5.2.1.2请求应该包括以下内容:

  1. 识别在该记录的部分(一个或多个)的特定术语受到挑战。
  2. 原因声明(S)的挑战,以便识别记录的部分(一个或多个)。
  3. 补救的声明寻求(即,另外,变更,或特定的信息受到挑战缺失)。

5.2.1.3书面异议应维持对有问题的文件记录的一部分,直到听证会已经开展。

5.2.2听力

5.2.2.1一般规定:

1)听力正常应在10个工作日内请求已被接收之后理所当然的。

2)听力应限于考虑的特定部分或该记录的部分受到挑战。

5.2.2.2听证官应当进行听证。他/她应告知学生和协调的日期,地点,会议的时间(占本记录的人),并记录的特定部分(S)受到了挑战。

在听证会期间5.2.2.3,学生和协调可能出现的证据和证人有关提出的问题。

1)学生有权由他/她选择的顾问协助的权利。

2)持续挑战的负担应与学生休息。

5.2.2.4听证官应提供包括以下挑战的处置的书面通知学生:

  1. 书面陈述总结的证据。
  2. 原因处置。
  3. 要采取的行动:
    • 该记录可能受不了。
    • 该记录可能被修正。
    • 该记录可能会被删除。

5.3上诉权利

5.3.1学生可以挑战的成果吸引他们的学生教育记录的内容。

沉积的听证官的通知邮寄给学生或手交付给他们以后5.3.2学生可在15个日历日内提交与教务长的书面上诉。

5.3.3教务长将作用于申诉提交后30天内提出上诉。